GmailとGoogleToDoリスト連携が相性抜群!仕事が5倍早くなる使い方
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明日期限のこの仕事の依頼内容ってなんだっけ?えーと、メールから検索して、、
あれ?おかしい。メールが見つからない!添付ファイルもついてたのに!
なんて、経験した事がある人多いのでは?

いろんなキーワードで検索して、探すのに30分以上かかったり、結局メールが見つからなかった!
ぼくも何度も経験あります。
そんな人にオススメなのがGmailとgoogleToDoリストとの連携を活用したタスク管理。
googleToDoリストって単体だと他のタスク管理ツールと比べて機能が少なく見劣りするんですが、Gmailとの連携がものすごく強力です。

タスクの半分以上って他人からの依頼で、その多くがメールでの依頼。
GmailとgoogleToDoリストとの連携を活用すれば、メールとタスクをリンクできるので、依頼メールを時間を掛けて探す作業がゼロに
これマジで仕事が5倍早くなります。
そこで今回は、超便利なGmailとgoogleToDoリストの連携方法を詳しく紹介します。

会社でGmailを使っている人や、プライベートでGmailを使っている人は絶対に読んでください!
最後までこの記事を読んで、GmailとgoogleToDoリストを最大限に活用し、仕事を効率的に行いましょう。

googleToDoリストとは?

まず、googleToDoリストとは、googleのタスク管理ツールこと。無料で使える分、比較的シンプルな作りですが、個人的にはシンプルさが気に入っています。
正直、機能が多すぎると使いこなすまでに時間が掛かったり、タスクの階層を作るのに時間が掛かったりと、良いことばかりではありません。

その反面、googleToDoリストは余計なものを削ぎ落とし、タスク管理に必須の機能に絞り込んだ印象。ワンアクションでタスクの追加・完了・削除ができ、直感的な操作も可能です。

以下に機能の特徴をまとめてみました。

googleToDoリストの特徴

  • 1つのタスクに対し複数のサブタスクを設けることができる。
  • 1時間単位で期限を設定できる。
  • タスクを「指定した順序」「期限が早い順」に並べ替えできる
  • スマホアプリもあり、googleアカウントが同じであればPCと同じタスクを管理できる。
  • 複数ジャンル(例えば仕事、プライベート等)のtodoリストを簡単に切り替えことができる。

GmailとgoogleToDoリストの連携方法

googleToDoリストの機能を簡単に理解してもらったところで、Gmailとの連携方法を紹介していきます。冒頭でも説明したように、タスクの多くは他人からの依頼で、メールでの依頼がほとんど。
そのメールを直接todoリストにぶっ込んでしまえば、いちいちメール内容をtodoリストに転機しなくていいですし、抜け漏れ防止にもなりますよね。
それを叶えるのが「GmailとgoogleToDoリストの連携」なんです!
方法は非常に簡単。次の通りにやってみてください。

手順① googleToDoリストのアイコンをクリック

アイコンをクリックすると、Gmailの右側にgoogleToDoリストのウィジェットが作成されます

手順② タスク化したいメールをドラッグ&ドロップ

タスク化したいメールをgoogleToDoリストのウィジェットにドラック&ドロップ

タスク化するとメールのアイコンが作成されます。こちらをクリックすると、、、
タスク化された元のメールに飛ぶことができます。
これで、わざわざ検索することなく対象のメールをすぐに確認することが可能に!これが本当に便利!

手順③ todoタイトルの変更・詳細説明・期限・サブタスク設定

googleToDoリストの鉛筆マークをクリックしてtodoタイトルの変更・詳細説明・期限・サブタスクを設定

todoタイトルはデフォルトでメールの件名が設定されています。必ず自分がタスクとして理解できるtodoタイトルに変更しましょう。

まとめ:GmailとGoogleToDoリストが相性抜群!仕事が5倍早くなる使い方

どうですか?めちゃくちゃ簡単な方法でしたよね?今回紹介したタスク管理方法は実際にぼくの仕事(企画部門)でも大活躍。
基本的にはどんな業種でも活用可です。

このタスク管理方法を活用すれば、仕事が早くなることはもちろん、仕事の抜け漏れ防止にも繋がります。
だいぶ大雑把な体感ですが、他者から依頼される仕事の処理時間(主にメールの検索時間)が約60%以上削減できました。
非常に簡単な方法で連携でき、さらに管理の手間が減る分、他の生産性の高い仕事に時間を回せますよね。
良いスパイラルは良い仕事を生み出します。

そうなれば、上司・同僚からの評価が上がること間違いなし!
Gmailを使っている人は必ず、一度試してみてくださいね。

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