Powerpointとの違いは?資料作成でgoogleスライドが勝る5つの特徴
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プレゼン作成ツールといえば誰もが思い浮かぶのがパワーポイント。
しかし、特に複数名でプレゼンを作成する場合、絶対にお勧めするのがgoogleスライドです。
会社では何人か共同でプレゼン資料を作る事もしばしば。
その時に発生するのが、バラバラに作成した資料を一つにまとめる作業。

元のパワーポイントファイルを各々自分の名前を付けて作成していき、それぞれ作成したファイルを一つに纏める→上からの指示で修正→再度纏める→修正→添付→メール送付→…
ってな感じで、ぼくの会社(部署)では共同でパワーポイント資料を作成する際、こんな感じで永遠とファイルの合体、体裁修正を繰り返ししていました。

そんな時に大活躍するのがgoogleスライド特に難しい設定もなしで共同編集できるgoogleスライドを使えば、これらの悩みが一瞬で解決します。
特に、資料作成の多い企画部門や、資料の取りまとめが多い総務部門・営業内勤部門、出張が多い部門等で勤務されている方にはとても重宝すると思います。

この記事を最後まで読んで、是非、googleスライドを活用してみて下さい。

googleスライドがパワポに勝る5つの特徴

そもそもgoogleスライドとは、googleが提供するサービスで、パワーポイントに代表されるプレゼン資料作成ツールのこと。googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で使うことができます。
パワーポイントがパソコン上でファイルとして作成するのに対し、googleスライドはweb(クラウド)上で作成します。
ここが大きな違いで、googleスライドの特徴もすべてこの違いが根本となります。

しかし、インターフェース画面には基本的に差がないので、パワーポイントを使ったことがある人であればgoogleスライドも容易に使いこなせます。
ここでは、実際にぼくが使って感じたgoogleスライドの特徴を紹介していきたいと思います。

① 複数人でのリアルタイム同時編集

googleスライドの一番のメリットがこちらです。冒頭で紹介した資料を複数人で作成する必要があるときなど、非常に便利です。
パワーポイントでも共有設定ができますが、かなり面倒くさい方法です。
その点、googleスライドはものすごく簡単。ワンアクションで他の人と共有が可能です。

② 保存の必要がない

先ほど、googleスライドはweb上で作成すると説明しましたが、保存もweb上で行われます。
パワーポイントのようにいちいち上書き保存をしなくても、作成、更新したgoogleスライドはweb上のgoogleドライブ>マイドライブ自動的に保存されます。
作成した内容がほとんどリアルタイムにgoogleドライブ(クラウド上)に保存されるので、パワーポイントのように最新のデータを保存し損なうなんてことがありません。

③ スマホ・タブレットでの作業

googleドライブやgoogleスライドのアプリをインストールすれば、スマホ・タブレットでの操作も可能です。
スマホで作業した内容も自動更新されるので、移動中にちょっとした修正をしたい時など非常に便利です。
スマホに限らず、タブレットや異なるネットワークに繋がっているパソコンなど複数端末から目的のgoogleスライドにアクセス可能です。

④ 常に最新版を無料で使用可能

googleのアプリケーションは常にアップデートを繰り返ししています。
そのアップデート内容は、すべての人が同じタイミングで無料で使用ができます。
もちろん、googleスライドもその一つです。

パワーポイントの場合、office2016からのアップデート内容はoffice2019のライセンスを購入しなければなりませんし、その購入のタイミングは人によってマチマチです。
ただし、googleのアプリケーションはいつの間にかアップデートされており「こんな機能あったっけ」なんてこともあるので、その点は注意が必要です。

⑤ GoogleAppsとの連携活用でさらに便利に

googleのアプリケーションはアプリケーション間での連携が可能で連携の活用により更に便利になります。
例えばgoogleスライドの「割り当て」という機能を活用すると、Gmailを開かなくても任意のアカウントにGmailを送ることができます。
つまり、割当機能を使えば1〜3ページはAさん、4〜6ページはBさんに作成してほしいという事をgoogleスライドの操作のみで伝えることができるのです。
これは、googleスライドとGmailが連携しているからできることで、その他にもgoogleスプレッドシートやgoogleドキュメントなどもそれぞれが個々に連携されています。

googleスプレッドシートについては、こちら⇓で詳しく説明しています。

googleスライドの始め方

始め方は2つありますが、いずれも非常に簡単。
ドライブ内の整理のことも考えると方法①がおすすめです。

方法①

    1. chromeのホーム右上にある9つのマスをクリック
    2. ドライブのアイコンをクリック
    3. 新規をクリック
    4. googleスライドをクリック
    5. 以上

    方法②

    1. chromeのホーム右上にある9つのマスをクリック
    2. スライドのアイコンをクリック
    3. プラスマークをクリック
    4. 以上

    googleスライドの基本的な操作方法

    googleスライドの大まかな操作方法はパワーポイントと大差はなく、タブやツールバーも似通っているため、直感的にはパワーポイントのように操作可能です。
    しかし、パワーポイントに慣れているせいで少し取っ付きにくい点もあります。
    ここでは、特にパワーポイントと異なる操作方法googleスライドにしかない機能に絞って説明します。

    保存の方法(自動保存)

    ユーザーが入力している間はgoogleスライドの上部中央に「保存しています」と表示され、入力が終わってから約3秒後に「変更内容をすべてドライブに保存しました」と表示されます。「変更内容をすべてドライブに保存しました」が表示されれば、最新の内容が保存されているということです。

    名前の付け方

    新規作成されたgoogleスライドは自動的に「無題のプレゼンテーション」という名前でマイドライブに保存されます。
    googleスライドの上部左に「無題のプレゼンテーション」の文字が見えると思います。
    ここの表示を自分のつけたい名前に変更し、Enterをクリックすることで、名前をつけることができます。

    プレゼンテーションの開始方法

    プレゼンテーションは上部右の「プレゼンテーションを開始」をクリックすることで開始されます。

    終了方法

    上部中央に「変更内容をすべてドライブに保存しました」が表示されたことを確認した上で、ブラウザを閉じることでgoogleスライドを終了できます。

    共有方法(googleスライドのみ)

    共有は、作成したgoogleスライドを自分以外のgoogleアカウントを持った人がアクセスできるようにすることで、上部右の「共有」から設定可能です。
    特定の人と共有したいときは、メールアドレスを直接入力することで共有が可能です。
    また、特定多数と共有したい場合は詳細設定からリンクを知っている全員、不特定多数と共有したい場合はウェブ上で一般公開を選択すること共有する範囲を設定可能です。
    共有範囲設定の際、共有のレベルも設定でき、権限の高い方から順に「編集者」「コメント可」「閲覧者」とレベルを分けて共有することができます。

    コメント方法(gooleスライドのみ)

    コメントは、googleスライドに直接書き込むことなく、提案や添削する際に活用できる方法です。
    方法は簡単で提案や添削したい文章や図形を選択した状態で右クリック>コメントでコメント欄が出てきますので、そこに内容を記入してEnterで完了です。

     

    また、先程説明した「割当機能」は内容記入の前に「@メールアドレス」を入力し、〇〇に割り当てに✓することで設定可能です。

    まとめ:パワポはもう古い?!資料作成でgoogleスライドが勝る5つの特徴

    実際にぼくは仕事でもgoogleスライドなどのgoogleアプリケーションを活用していて、プレゼン資料を共同で作成する場合はgoogleスライドを活用しています。
    googleスライドによって複数回あったメール送付や添付が大幅に削減されました。
    大体、時間にして30〜40%削減できました。

    googleスライドを浸透させるには少し時間が掛かるかもしれませんが、googleスライド等のアプリケーションはリモートワークテレワークに必須なツールです。
    他の人に先駆けて、これらの使い方を絶対に学んでおくべきです。

    powerpointの操作方法だって誰かから教わった事はないはずです。まずは、実際にgoogleスライドを操作しながら操作方法を覚えていきましょう。

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