スプレッドシートとは?仕事で使えるExcelより優れた6つの機能
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表作成ツールで一般的なものと言えば、マイクロソフト社のExcelですよね。
しかし、ここ2、3年で浸透し始めたgoogleスプレッドシートと呼ばれる表計算ツールをご存知でしょうか?

Excelを使っていて一番不便と感じるのが、元が同じエクセルファイルでも名前違いのファイル違いがたくさん作成される現象
「〇〇(改訂版).xlsx」「〇〇(山田作成).xlsx」「〇〇(最終).xlsx」なんてファイル名、みなさんも見覚えがあるはずです。
結局どれが最新?てなるんですよね。
そんな悩みを一発で解消してくれるのがgoogleスプレッドシートの共有機能それ以外にも使える機能がたくさん。
この記事では、実際にぼくが仕事で使っている超有用な機能も紹介していきます。

そもそもgoogleスプレッドシートって何だ?という初心者の方や、使ったことあるけどもっと便利な機能を知りたい!という方は必見です。
ぜひ最後まで読んで、googleスプレッドシートを使いこなして下さい。

googleスプレッドシートとは?Excelとの違いは?

そもそも、googleスプレッドシートとは、googleが提供するサービスで、Excelのような表作成ツールのこと。
Excelがパソコン上でファイルとして作成するのに対し、googleスプレッドシートはweb(クラウド)上で作成します。
同じgoogle社が提供するサービスであるgoogleドキュメント(ワードに相当)、googleスライド(パワーポイントに相当)についてもweb上で作成します。
インターフェース画面には基本的に差がないので、Excelを使ったことがある人であればgoogleスプレッドシートも違和感なく使いこなせます。

googleスプレッドシートとExcelの主な違いは次の通り。

主な違い Excel googleスプレッドシート
費用 有料 無料
基本コンセプト 1人作業で高度な表計算作業 複数人での共同作業
関数 有り 有り(ただし特有の関数あり)
マクロ 有り 同等機能有り
保存 web(クラウド)上に保存 PC上に保存
データ容量 多い Excelより少ない

特に便利な機能については、次項の「2.仕事で使えるExcelより優れた6つの機能」で詳しく紹介します。

仕事で使えるExcelより優れた6つの機能

ここでは、ぼくが実際に仕事で使用していて非常に便利と感じた機能を紹介します。
どのような用途で便利か実例も併せて説明していきます。

① 共有

googleドキュメントやgoogleスライドと同様に、複数人でのリアルタイム同時編集が可能です。
Excelでも共同編集が可能ですが、かなり面倒くさい方法。
対して、スプレッドシートはほぼワンアクションで共有設定が可能です。

主な用途

  • 複数名での数値入力
  • 飲み会などの出欠確認

方法

  1. googleスプレッドシートの右上の「共有」をクリック
  2. 共有したい相手のメールアドレスを入力して権限(編集者、コメント可、閲覧者)を設定
  3. 以上

② チェックボックス

このチェックボックスをセルに挿入すると、クリックするだけでチェックを入れたり外したりが可能。
チェックを入れた場合はセル内には「TRUE」外した場合は「FALSE」が入力されています。
これらを条件として数式や条件付き書式、マクロ、GoogleAppsScriptに反映することが出来るため、非常に優秀です。

主な用途

  • TODOリストでの実施事項の管理
  • 準備リストでの実施事項の管理

方法

  1. チェックボックスを挿入したいセルを選択して「挿入」タブから「チェックボックス」をクリック
  2. 以上

 

  • チェックを入れた場合はセルの値はTRUE
  • チェックを外した場合はセルの値はFALSE

③ データ検索

あまり知られていない機能だと思いますが、入力されたデータをパッと可視化したい時に役立ちます。
データ検索を使えば、今入力しているデータを一瞬で棒グラフや円グラフにすることが可能。
データの入力中に最適なグラフ形式の選定も可能ですし、グラフにした際に欠けているデータの確認なんかに役立ちます。

主な用途

  • 過不足データの確認
  • グラフ化した際の見栄え確認

方法

  1. 右下にある十字マーク(ホバーさせるとデータ検索)をクリック
  2. 既に入力された文字列や数値を一瞬で円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフに
  3. こちらがその拡大図
  4. 以上

④ 編集履歴

googleドキュメントやスライドと同様に、編集履歴からワンアクションで特定日時のバージョンのものへの復元、新たに古いバージョンの複製が可能です。
この編集履歴にある各バージョンは、なんと自動的に保存されるんです!
特にスプレッドシート初心者にも共有する場合は、その分大きなミスも増えちゃいます。
そのミスに気づくのが遅れても、編集履歴からミスした時より前のバージョンに復元してしまえばOKです。

主な用途

  • 復元によるミスのリカバリー
  • 前バージョンとの変更点の比較

方法

  1. 上部の「変更内容を〜」のリンクをクリック
  2. 右側にgoogle側で自動にとったバックアップのバージョン一覧が出てきます。
  3. 閲覧したいバージョンをクリックし、復元したければ「この版に復元」をクリック。「コピーを作成」で最新の版を残しつつ、前のバージョンを複製可能。こちらの版ではセル内の薄緑色部分に変更を加えたことがわかります。
  4. 以上

⑤ 他のスプレッドシートとの連携

最初に説明した様に、クラウド上に保存するためインターネットを通じて他のスプレッドシートとの連携が可能です。
例えば、IMPORTRANGE関数を使ってスプレットシートの指定した範囲を別のスプレッドシート挿入させることが可能です。
しかも元のシートを更新した時に別のシートにも自動的に反映させる超優れもの。
他にも連携できる関数があったり、リンクの挿入などによる連携も可能です。

主な用途

  • 複数人で共有しているシートから自分の作業用シートへのデータ抽出
  • 関連しているシートへのリンク挿入

⑥ 他のGoogleAppsとの連携

他のスプレッドシートとの連携と同様に、Googleドキュメントやスライド、カレンダー、ToDoリストなどGoogleAppsとの連携が可能です。

Googleスライドについては、こちら⇓で詳しく説明しています。

簡単なものだと、カレンダーやToDoリストにスプレッドシートのリンク挿入が可能です。これにより、カレンダーやToDoリストから直接その案件に関連するスプレッドシートを開くことができ、仕事が格段にスピードアップすること間違いなし。
また、スプレッドシートの指定した範囲だけドキュメントやスライドに貼り付けが可能。
もちろんこちらも連携が可能なので、スプレッドシートで更新した内容がドキュメントやスライドにも反映されます。
少し高度になりますがGoogleAppsScript(グーグルのプログラミング言語)を使ってより複雑な連携も可能です。

主な用途

  • カレンダーやToDoリストへのリンク挿入
  • 指定範囲の貼り付けによる自動更新
  • GoogleAppsScriptによる高度な連携

まとめ:スプレッドシートとは?仕事で使えるExcelより優れた6つの機能

ここ2、3年でうちの会社でもかなりスプレッドシートが普及してきました。
しかし、ほとんどの人が共有しか使っておらず、スプレッドシートの機能を全て使いこなしている人は多くありません。(ぼくはいろんな機能をめちゃくちゃ使ってます。笑)

共有も非常に強力ですが、今回紹介したそれ以外の機能も非常に有効です。
スプレッドシートを使いながら「こんな使い方あるんや」ってことも多いですし、今回紹介した機能をまずは使ってみて、自分の仕事に合う機能やその組み合わせを見出して下さい。

余裕がある方は、是非GoogleAppsScriptにも触れてみましょう。

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